_DS52561-gecomp-1
Richtlijnen voor Evenementenplanning 1.0: Wat doet u als eerste?

In de aankomende periode geven wij u richtlijnen voor Evenementenplanning in een zesdelig blog. Laten we beginnen met: ‘Wat doet u als eerste?’

  1. Zoek uit welke mensen zich in uw doelgroep bevinden.
    De eerste stap is het uitzoeken wie er daadwerkelijk in uw doelgroep zitten. Wanneer u dit heeft uitgezocht, zullen alle andere zaken, zoals inhoud, prijzen of locatie, op zijn plek vallen. Deze gestructureerde manier van aanpakken zal u helpen gefocust te blijven op het behalen van specifieke doelen en voorkomt dat de reikwijdte van uw doelgroep te breed wordt.

  2. Maak een gedetailleerde lijst van alle belangrijke zaken (van verlichting tot openbaar vervoer en van inhoud tot aan drankjes).
    Alle aspecten zijn belangrijk wanneer u besluit een evenement te organiseren. Elk detail telt. Uw gasten zullen alles refereren aan u en uw merk/bedrijf, waardoor u nog beter zult willen presteren. Zorg daarom dat u alle belangrijke zaken noteert, zodat u geen dingen over het hoofd ziet. Het is verstandig om een evenementenbureau in te schakelen als u zeker wilt zijn van het feit dat belangrijke zaken niet over het hoofd worden gezien.
  1. Heb een duidelijk zakelijk doel voor ogen.
    Vraag uzelf af wat de exacte reden is voor het organiseren van het evenement. Als u een duidelijk zakelijk doel voor ogen heeft, dan zal elke beslissing dat doel moeten ondersteunen. Een aantal voorbeelden van zakelijke doelen:
  • Lead-generatie
  • Het creëren van bekendheid van uw bedrijf
  • Het creëren van bekendheid voor een bepaald product
  • Het ontwikkelen van klantloyaliteit
  • Geld verdienen
    Vergeet uw medewerkers/team niet op de hoogte te stellen van het doel, zodat ook zij dit uit kunnen dragen. 
  1. Houd rekening met andere evenementen bij het kiezen van een datum voor uw evenement.
    Zorg dat u uw evenement niet plant in of rondom feestdagen/vakanties. Dit kan ervoor zorgen dat minder mensen aanwezig zullen zijn op uw evenement. Kijk ook naar data van andere evenementen waar uw doelgroep mogelijk interesse in zou kunnen hebben.

  2. Ga flexibel om met veranderingen in grootte, locatie en andere details.
    Wanneer u een stuk verder bent in het proces, kunt u te maken krijgen met veranderingen in grootte, locatie en vele andere mogelijke zaken die u niet voor ogen had. Dit komt vaker voor en daar is niets mis mee, zo lang de reden voor al dit harde werken in het achterhoofd blijft. U zult nou eenmaal flexibel moeten zijn.
  1. Ken uw grenzen.
    Het doel is waarschijnlijk om een geweldig live evenement te organiseren. Met dit doel in het achterhoofd, is het verstandig om realistisch te blijven, of het nu om budget of om tijd gaat. Wanneer u besluit een live evenement te organiseren binnen een week tijd, ga dan uit van een wat meer intieme bijeenkomst. Met een groter evenement in gedachten, zorg dat u minstens een paar maanden uittrekt voor de organisatie. Als het budget niet genoeg toereikend is, realiseer u dan wat u in gedachten heeft en doe een beroep op eigen creativiteit en doe-het-zelf werkzaamheden. 
  1. Maak SMART-doelstellingen.
    Begin met een uitgedachte strategie. Vergelijk het met het opstarten van een nieuw bedrijf. Net als dit, starten evenementen ook met een sterke, doordachte en meetbare strategie. Live evenementen zijn erg effectief om uw merk te delen, contact te zoeken met de doelmarkt of het verkrijgen van feedback op uw product(en). Zorg dat u weet wat u probeert te bereiken. Houdt vast aan SMART-doelstellingen en zoek uit wat het streven is. Ga zodanig te werk dat dit in lijn staat met het behalen van deze doelen.

Go back.